Métodos e ferramentas aplicadas para a redução dos desperdícios e aumento da produtividade

Apresentaremos os principais tipos de desperdícios, suas causas e consequências, assim como mostraremos ferramentas e métodos para a solução de problemas que irão reduzir de forma significativa os desperdícios que sempre estão presentes em nosso setor de reparação.

1.O desperdício é um crime

Taiichi Ohno, considerado o pai do Sistema de Produção Toyota, dá ao desperdício um significado moral, assim como uma conotação para os negócios, em seu clássico livro O Sistema Toyota de Produção: “Não é exagero dizer que, em um período de baixo crescimento, tal desperdício seja mais um crime contra a sociedade do que uma perda nos negócios. A eliminação do desperdício deve ser o principal objetivo de uma empresa”.
Assim, é fundamental definirmos, de forma simples, seu significado segundo a filosofia do Lean Manufacturing utilizada pelo Sistema de Produção Toyota:
O Desperdício é Toda atividade que consome energia e recursos sem agregar valor ao cliente, ou seja, aquilo que fazemos mas que o cliente não está disposto a pagar. 
Uns dos conceitos-chave que Ohno apresentou foi a ideia de “fluxo”. Isto é, a produção deveria fluir de forma calma e rápida por todo o processo, e ele dizia que uma das principais tarefas de um gestor ou técnico era identificar e remover os obstáculos para que tal fluxo ocorresse. Tudo que atrapalha esse processo constitui um desperdício. 

Ohno aborda diversos tipos de desperdício e obstáculos que podem atrapalhar a produção, que em nosso caso especifico, é o diagnóstico e reparação do veículo. Vou explicar como eliminar o desperdício mais à frente. 

1.1 Tipos de desperdício

Ohno definiu três tipos de desperdícios. Ele usou as seguintes palavras em japonês: Muri, o desperdício causado pela irracionalidade; Mura, o desperdício causado pela inconsistência; e Muda, o desperdício causado pelos resultados. Todos estes desperdícios terão um forte impacto no maior ativo que a empresa tem: o Tempo, pois todos sabemos que tempo é dinheiro, desta forma, o principal objetivo  do proprietário, gerente ou técnico de uma oficina mecânica é identificar a fonte dos desperdícios e eliminá-la de forma definitiva. 

Para exemplificar estes conceitos em nosso dia a dia da oficina, imaginemos um cenário como o exibido pela figura 2. 

Vemos claramente que este tipo de comportamento se enquadra no desperdício referente à irracionalidade, Muri, e o tempo perdido procurando a chave correta para realizar o reparo não agrega valor ao cliente, ou seja, ele não irá pagar mais por isso. 

2. Combatendo os desperdícios
   
A partir de agora, iniciaremos o estudo dos métodos e ferramentas que são utilizados para eliminar todos os tipos de desperdícios que infectam o trabalho na oficina, o câncer que consome a produtividade.

2.1 A ferramenta 5S (5 Sensos - entendimentos)

 É necessário ter SENSO, entender, conhecer o negócio, e buscar entendimento. 
E dentre as ferramentas do Lean Manufacturing, temos os 5 Sensos, que foram definidos pelo Sistema Toyota:

1 - SEIRI- Senso de Utilização;
2 - SEITON- Senso de Organização;
3 - SEISON- Senso de Limpeza;
4 - SEIKETSU- Senso de Padronização;
5 - SHITSUKE- Senso de Autodisciplina.
A figura exibe em forma de ciclo de melhoria a ferramenta 5S.

Vamos agora aplicar a ferramenta 5S para eliminar o desperdício causado pela falta de organização, utilizando, como exemplo, a falta de organização das ferramentas mostrada no início da matéria.
Para tanto, vamos escolher um dos cinco sensos que melhor se adequa à situação problema. Em nosso caso, o segundo senso (SEITON), senso de organização, será aplicado. Entretanto, é importante destacar a amplitude de aplicação deste SENSO, como mostra a figura 4 cedida, gentilmente, pelo Sr. Ewerton Honorato, gerente da GA Auto Service de Fortaleza - CE.

Todavia, para que a aplicação deste SENSO realmente se transforme em melhoria o quinto SENSO (SHITSUKE), o senso de autodisciplina, deve ser trabalhado diariamente. Por exemplo, a figura 5 exibe a aplicação do SENSO de organização (SEITON) entretanto, não houve a aplicação diária do quinto SENSO, ou seja, houve apenas mudança temporária e não uma melhoria, o que eliminaria o desperdício de forma definitiva. 

Por isso que ao implementar qualquer tipo de mudança devemos levar em consideração a aplicação do SENSO da autodisciplina para que esta mudança se transforme definitivamente em uma MELHORIA.
A figura 6 mostra, de forma didática, a definição de melhoria. 

Quais as melhorias que iríamos ter eliminando com a falta de organização da oficina?
Para responder a esta indagação, utilizarei uma citação do sábio filósofo Pitágoras: “Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito”

As melhorias diretas seriam:
a) Redução do tempo para a realização do diagnóstico ou reparo do veículo e com isso aumento da produtividade, pois aumentaria sua rotatividade;
b) Maior qualidade dos serviços prestados, pois será feito sem aborrecimentos e contratempos decorrentes da procura constante por ferramentas e equipamentos;
c) Fidelização e indicação de novos clientes, pois uma oficina organizada por si só já mostra os valores internos da empresa como disciplina, transparência e respeito aos funcionários e clientes;
d) Equipe motivada e orgulhosa de trabalhar em uma oficina que se diferencia por oferecer um trabalho de qualidade

2.2 Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um método para a solução de problemas cuja causa não é conhecida ou “não está na cara”. Geralmente, são problemas que não foram resolvidos, apesar de várias tentativas de solução.

Método é uma palavra que vem do grego. É a soma das palavras gregas meta e hodos. Hodos quer dizer caminho. Portanto, método quer dizer caminho para a meta, ou seja, o PDCA é o caminho para atingir as metas. 
É importante salientar que existem dois tipos de meta: metas para manter e metas para melhorar. Por exemplo, você pode desejar manter os custos da oficina no mesmo patamar até uma data específica, para tanto, deverá seguir operações padronizadas, ou procedimentos operacionais padrão (standard).
Já para metas de melhorias teríamos como exemplo: reduzir os custos da oficina em 10% até novembro de 2019, ou aumentar o número de clientes em 20% até dezembro de 2019.
Para atingir novas metas, ou novos resultados, devemos modificar a maneira de trabalhar, ou seja, modificar os procedimentos que estamos acostumados a realizar todos os dias.

De forma simplificada as letras do ciclo PDCA, significam:
P- Planejamento (Defina as metas, determine os métodos para alcançar as metas);
D - Do (Eduque e treine, execute o trabalho);
C - Check (Verifique os efeitos do trabalho realizado);
A - Action (Atue no processo em função dos resultados).

Seguem os 8 passos para implementação do método PDCA.
1 - Plan: Identificação do problema;
2 - Plan: Observação do problema;
3 - Plan: Análise do problema;
4 - Plan: Plano de Ação;
5 - Ação: Mãos à obra;
6 - Check: Verificação se o plano de ação deu certo;
7 - Ação: Padronização;
8 - Ação: Conclusão.

A figura 8 apresenta de forma simples a dinâmica do ciclo PDCA. 

3 - Ciclo PDCA X Desperdícios 

As ideias de desperdícios, segundo Taiichi Ohno, se alinham com o ciclo PDCA de Deming, já mencionado: Plan (planejar), Do (Fazer), Check (verificar), Act (Agir). 
Planejar significa evitar o Muri (irracionalidade). Fazer significa evitar o Mura (inconsistência). Verificar significa evitar o Muda (resultado). E Agir se refere ao ímpeto, à motivação e à determinação de fazer tudo isso. 

     
4. PDCA na prática: Exemplo de meta de melhoria

Definição de Metas: Reduzir entre 30 a 50% o tempo de diagnóstico dos componentes mecânicos do motor, como cabeçote, junta do cabeçote, comando de válvulas, válvulas, quando o cliente ao chegar em sua oficina relatar os seguintes sintomas: perda de potência, funcionamento irregular do motor, aumento de consumo, por exemplo.
Métodos para alcançar as metas: Aquisição de um novo equipamento capaz de realizar este tipo de diagnóstico de forma rápida sem a necessidade de remover muitos componentes do motor, evitando desperdício de tempo e possíveis quebras de componentes fragilizados no procedimento de remoção. 
Eduque e treine: Educar e treinar a equipe na utilização correta do equipamento, a fim de conseguir realizar o trabalho com qualidade, eficiência e obter os resultados esperados
Execute o trabalho: Utilização por parte da equipe treinada do novo equipamento em vários veículos diferentes para garantir a assertividade e confiabilidade do teste.
Verifique os efeitos do trabalho executado: Realização da contagem de tempo atraves de um cronômetro, para confirmar se a melhoria ficou dentro dos indicadores esperados. 
A figura 9 apresenta um teste tradicional e bastante conhecido dos amigos reparadores: o teste de pressão de compressão dos cilindros. Deve ser realizado em todos os cilindros a fim de verificar o valor da pressão, assim como comparar os valores apresentados por cada cilindro e, assim, identificar alguma anomalia nos componentes mecânicos do motor. 

Como método para alcançar a meta de melhoria, foi utilizado um equipamento que realiza o teste de Compressão Relativa, que como o próprio nome sugere, compara e relaciona as pressões de compressão de cada cilindro em termos percentuais a fim de identificar um diferença significativa, maior que 10%, o que poderia identificar uma possivel anomalia em algum componente mecânico do motor. Como neste tipo de teste não há a necessidade de remoção de nenhum componente mecânico do motor, o tempo de realização do teste é bastante reduzido, pois se baseia na queda de tensão da bateria no momento da partida do motor e, a partir desta análise, gera um gráfico como o da figura 10. 

O tempo para a realização deste tipo de teste, independente da complexidade do motor, fica em torno de 2min e 30 segundos, este tempo se deve principalmente à instrumentação, é o tempo de preparar o equipamento no veículo para o teste, pois o teste em si tem duração máxima de 10 segundos.

Assim, para saber se realmente a mudança foi uma melhoria dentro dos indicadores esperados, devemos calcular quanto em redução de tempo em termos percentuais o teste com o novo equipamento foi mais rápido que o teste de pressão de compressão.
Tempo do teste de pressão de  compressão com manômetro – em torno de 5 minutos (Acesso fácil à vela de ignição)
Tempo do Teste de compressão –  em torno de 2min e 30 segundos (independente da complexidade do motor do veículo em termos de acesso a velas de ignição), ou seja, na pior das hipóteses ainda há uma redução de 50% no tempo de análise dos componentes mecânicos utilizando essa nova técnica de diagnóstico.

ATENÇÃO
 
O teste de Compressão Relativa não substitui o teste de Pressão de Compressão utilizando o manômetro, eles são complementares. O teste de Compressão Relativa apenas identifica, mais rapidamente, se há algum componente mecânico do motor danificado ou com funcionamento irregular, identificada a possível anomalia é sugerido o teste de pressão de compressão para ver qual o valor de pressão, a fim de verificar o grau de desgaste do componente. 
Caros reparadores, procurei nesta matéria apresentar algumas ferramentas e métodos que eliminam os principais desperdícios presentes nas empresas, em nosso caso, as oficinas mecânicas. Detalhei o desperdício causado pela falta de organização, bem como nos aprofundamos na utilização de dois dos cincos sensos, e uma simples aplicação do Ciclo PDCA. Na próxima matéria daremos prosseguimento nesta temática apresentando novas aplicações com exemplos práticos no dia a dia da oficina.  - Até a próxima!